Protection des données personnelles

SOMMAIRE

  • 1. Comment XL AUTONOMIE prend-il compte de la protection des données personnelles ?
  • 2. Comment XL AUTONOMIE collecte-t-il vos données personnelles ?
  • 3. Quelles sont les finalités des traitements de données personnelles effectués par XL AUTONOMIE, leur base légale et la durée de conservation des données personnelles ?
  • 4. A quels services ou entreprises sont communiquées vos données personnelles ?
  • 5. Vos données personnelles peuvent-elles être transférées en dehors de l’Union Européenne ?
  • 6. Vos données personnelles sont-elles protégées ?
  • 7. Quels sont vos droits concernant vos données personnelles ? Comment exercer vos droits ?
  • 8. Comment contacter la Déléguée à la Protection des données personnelles de XL AUTONOMIE ?

 

XL AUTONOMIE place la protection des données à caractère personnel au cœur de ses missions et des services qui vous sont proposés. La présente Politique énonce les principes et lignes directrices pour la protection de vos Données Personnelles et a pour objectif de vous informer sur :

  • Les Données Personnelles que XL AUTONOMIE collecte et les raisons de cette collecte,
  • La façon dont sont utilisées ces Données Personnelles,
  • Ainsi que vos droits sur vos Données Personnelles.

Cette Politique s’applique aux traitements de Données Personnelles dans le cadre de la fourniture des services et produits de XL AUTONOMIE, à l’exclusion des éventuels sites partenaires. Toutes les opérations sur vos Données Personnelles sont réalisées dans le respect de la réglementation en vigueur et notamment du Règlement européen sur la protection des données personnelles, de la loi n°78-17 «Informatique, Fichiers et Libertés» du 6 janvier 1978 modifiée ainsi que ses décrets d’application.

1. COMMENT XL AUTONOMIE PREND-IL EN COMPTE LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES ?

XL AUTONOMIE s’engage à prendre en compte la protection de vos Données Personnelles et de votre vie privée dès la conception des nouveaux produits ou services qui vous sont proposés. Pour assurer la sécurité et garantir le respect et le bon exercice de vos droits, les mesures permettant d’assurer la protection de vos données personnelles sont mises en œuvre.

2. COMMENT XL AUTONOMIE COLLECTE-T-IL VOS DONNEES PERSONNELLES ?

XL AUTONOMIE s’engage à ne collecter que les données strictement nécessaires à la réalisation directe ou indirecte des services souscrits lorsqu’ils nécessitent de traiter les données personnelles des clients.

Dans le cas où des données facultatives vous seraient demandées, XL AUTONOMIE vous informera clairement sur les Données Personnelles indispensables à la réalisation du service souscrit.

Les Données Personnelles sont collectées directement auprès de vous et ne sont utilisées que pour les usages qui ont été portés à votre connaissance.

Les données personnelles sont utilisées pour vous proposer d’autres services, uniquement si vous avez accepté de recevoir des communications commerciales.

Certaines données traitées par XL AUTONOMIE sont collectées de manière indirecte à partir des sources suivantes :

  • Soit des clients, précisant des informations sur des souscripteurs, des bénéficiaires, des ayants-droits, des contacts, des destinataires. Ces données sont nécessaires à l’exécution des services souscrits,
  • Soit des tiers.

En cas de collecte indirecte, XL AUTONOMIE s’engage à informer les personnes dans le respect des conditions posées à l’article 14 du RGPD.

Certains services peuvent être utilisés par des personnes majeures protégées, qui font l’objet d’une mesure de protection telle que, par exemple, la tutelle ou la curatelle renforcée. Dans ce cas, et selon la nature de la mesure de protection dont ils font l’objet, les majeurs protégés doivent obtenir le consentement de leurs représentants légaux.

3. QUELLES SONT LES FINALITES DES TRAITEMENTS EFFECTUES PAR XL AUTONOMIE, LEUR BASE LEGALE ET LA DUREE DE CONSERVATION DES DONNEES PERSONNELLES ?

Vous pouvez consulter les finalités des traitements ainsi que leur base légale et  les durées de conservation des données personnelles issues des traitements mis en œuvre par XL AUTONOMIE en cliquant sur le lien suivant :

Traitements de Données Personnelles mis en œuvre dans le cadre des services de XL AUTONOMIE.

D’une manière générale, les finalités, la durée de conservation et la base légale diffèrent selon les services et produits concernés.

4. A QUELS SERVICES OU ENTREPRISES SONT COMMUNIQUÉES VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Les Données Personnelles que vous communiquez à XL AUTONOMIE, sont susceptibles d’être transmises aux destinataires suivants :

  • Les services de XL AUTONOMIE habilités à accéder à ces informations ;
  • Les prestataires techniques de XL AUTONOMIE, y compris ses sous-traitants, dans le cadre strict des missions qui leur sont confiées ;
  • Le Département des Landes dans le cadre du service public délégué à XL AUTONOMIE, ainsi que les organismes (CARSAT, MSA, CIAS, Mutuelles, CCAS) participant au financement des services souscrits.
  • Les travailleurs sociaux habilités en charge de l’Evaluation Initiale des besoins de l’usager conformément au règlement de service « Vivre à domicile » disponible sur le site internet de XL Autonomie
    https://www.xl-autonomie.fr/reglement-de-service/
  • Les partenaires de XL AUTONOMIE, après acceptation préalable de votre part ;
  • Les cocontractants, les ayants-droits habilités ou tout tiers désignés par les usagers souscripteurs et/ou bénéficiaires des prestations, en vertu des relations contractuelles;
  • les organismes publics, les auxiliaires de justice, les officiers ministériels, les avocats, les autorités administratives ou judiciaires, afin de se conformer à toute loi ou réglementation en vigueur, ou pour répondre à toute demande judiciaire ou administrative, dans le cadre du respect des obligations légales incombant à XL AUTONOMIE ou pour permettre à XL AUTONOMIE d’assurer la défense de ses droits et intérêts ;
  • les médiateurs, les autorités de tutelle et de contrôle habilités à recevoir de telles données ;
  • les services chargés du contrôle tels que les commissaires aux comptes et les auditeurs.

5. VOS DONNÉES PERSONNELLES PEUVENT-ELLES ÊTRE TRANSFÉRÉES EN DEHORS DE L’UNION EUROPÉENNE ?

Les Données Personnelles traitées  par le  groupe La Poste sont hébergées au sein de l’Union Européenne (UE) ou de l’Espace Economique Européen (EEE).
Toutefois, pour certaines prestations spécifiques, XL AUTONOMIE peut avoir recours à des sous-traitants établis en dehors de l’UE ou de l’EEE (Maroc, Inde, Sénégal, Tunisie, Ile Maurice, Etats Unis). Ces sous-traitants peuvent avoir accès aux  Données Personnelles strictement nécessaires à la réalisation de leurs missions. Dans ce cas, conformément à la règlementation en vigueur, XL AUTONOMIE exige de ses sous-traitants qu’ils fournissent les garanties  appropriées  notamment la signature de clauses contractuelles types de la Commission européenne ou l’adoption par ces derniers de Règles d’entreprise contraignantes (Binding Corporate Rules).

6. VOS DONNÉES PERSONNELLES SONT-ELLES PROTÉGÉES ?

XL AUTONOMIE s’engage à prendre toutes mesures afin d’assurer la sécurité et la confidentialité des Données Personnelles.

En particulier, XL AUTONOMIE met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles propres à garantir la sécurité et la confidentialité des Données Personnelles collectées et traitées et notamment à empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers non autorisés, en assurant un niveau de sécurité adapté aux risques liés au traitement et à la nature des données personnelles à protéger.

Les traitements réalisés par XL AUTONOMIE peuvent être soumis à audit.

Par ailleurs, en cas de violation de données personnelles au sens de l’article 4 du  RGPD affectant vos Données Personnelles (destruction, perte, altération ou divulgation), XL AUTONOMIE s’engage à respecter l’obligation de notification des violations de Données Personnelles, notamment auprès de la CNIL.

7. QUELS SONT VOS DROITS SUR VOS DONNÉES PERSONNELLES ET COMMENT LES EXERCER ?

  • Vous avez le droit d’accéder aux données personnelles que nous détenons à votre sujet ; Cela inclut le droit de nous demander des informations complémentaires sur :
    1. les catégories de données que nous traitons,
    2. les finalités du traitement des données,
    3. les destinataires et les catégories de destinataires à qui vos données ont été transmises,
    4. lorsque cela est possible, la durée de conservation de vos données ou lorsque ce n’est pas possible les critères pour déterminer cette durée.
  • Vous avez le droit de nous faire corriger les données personnelles inexactes ou incomplètes vous concernant ;
  • Vous pouvez vous opposer à tout moment à ce que nous utilisions vos Données personnelles ;
  • Vous avez le droit d’être « oublié » par nous en exerçant votre droit d’effacement de vos données ;
  • Vous avez le droit de demander la suspension du traitement de vos Données Personnelles ;
  • Vous pouvez demander à ce que vos Données Personnelles soient récupérées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible afin d’en disposer et de les transmettre un autre responsable de traitement ;
  • Vous avez la faculté de fournir des directives relatives au sort de vos Données personnelles après votre décès ;
  • Vous pouvez également retirer votre consentement à tout moment, pour les cas où celui-ci vous aurait été demandé. Cela vous permettra notamment de modifier et/ou retirer vos consentements concernant la prospection commerciale.

Vous pouvez exercer vos droits en justifiant de votre identité et en précisant vos nom, prénom et le service concerné, en vous adressant à :

8.COMMENT CONTACTER LA DÉLÉGUÉE À LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES DÉSIGNÉ PAR XL AUTONOMIE ? 

Vous pouvez contacter Madame la Déléguée à la Protection des Données à l’adresse suivante :

Le Délégué à la Protection des Données
CP Y412
9 rue du Colonel Pierre Avia
75015 Paris

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris cedex 07 ; tél. : 01 53 73 22 22).

GLOSSAIRE

« Données Personnelles » : Désigne toute  information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.

« Destinataire » : Désigne le service ou l’entreprise ou l’organisme qui reçoit communication et peut accéder à vos Données Personnelles.

 « XL AUTONOMIE » : Désigne la société d’économie mixte (SEMOP) créée et codétenue par le Département des Landes et La Poste pour la gestion du service public délégué « Vivre à domicile ».

«Politique de confidentialité et de protection des Données Personnelles » et « Politique » : Désigne la présente Politique décrivant les mesures prises pour le traitement, l’exploitation et la gestion de vos Données Personnelles et vos droits en tant que personne concernée par le traitement.

« Responsable du traitement » : Désigne XL Autonomie qui réalise le traitement de vos Données Personnelles et qui seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du Traitement.

« RGPD » : désigne le Règlement Général sur la Protection des Données (Règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel)

« Traitement » : Désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations appliquées à vos Données Personnelles.

« Violation de données à caractère personnel » : Désigne une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisés à vos Données Personnelles.

« Sous-Traitant » : Désigne  toute personne physique ou morale, autorité publique,  service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable de traitement.

TRAITEMENTS DE DONNEES PERSONNELLES EFFECTUES PAR XL AUTONOMIE POUR LA REALISATION DES SERVICES PROPOSES SUR LE SITE
https://www.xl-autonomie.fr/

SERVICES FINALITÉS BASES LÉGALES DURÉES DE CONSERVATION
Prise de contact téléphonique (05 58 41 90 84) ou par mail (xl.autonomie@laposte.fr)
  • Permettre aux utilisateurs de se mettre en relation avec XL Autonomie pour disposer d’informations complémentaires sur le service Vivre à domicile
  • Gérer les demandes d’information des utilisateurs sur le service Vivre à domicile
  • Assurer le suivi des réponses aux demandes de contact
  • Communiquer sur l’actualité de XL Autonomie
  • Elaborer des statistiques liées au service
Consentement Conservation pendant 3 ans après la dernière prise de contact avec XL Autonomie
Demandes de mise en relation transmises par les utilisateurs via le coupon-réponse mis à disposition sur le site https://www.xl-autonomie.fr/ en vue de bénéficier du service public « Vivre à domicile » et recevoir un évaluateur professionnel au domicile
  • Traiter les demandes de mise en relation
  • Gérer les prises de rendez-vous avec un Evaluateur Professionnel pour l’Evaluation Initiale des besoins de la personne pour laquelle une demande est transmise à XL Autonomie
  • Transmettre au demandeur les préconisations de services établies par l’Evaluateur Professionnel
  • Assurer le suivi des réponses aux demandes reçues et aux préconisations de services transmises
  • Elaborer des statistiques liées au service
Consentement Conservation pendant 3 ans après la dernière prise de contact avec XL Autonomie.

AUTRES TRAITEMENTS MIS EN ŒUVRE PAR XL AUTONOMIE POUR LA REALISATION DE CES SERVICES

SERVICES FINALITÉS BASES LÉGALES DURÉES DE CONSERVATION
Gestion de la souscription aux services « Vivre à domicile »
  • Validation avec le souscripteur des services préconisés par l’Evaluateur Professionnel et aide à la souscription
  • Mise en place des services souscrits
  • Gestion des réclamations sur le suivi de la souscription
  • Pilotage des souscriptions avec les partenaires et prestataires concernés
  • Elaboration de statistiques sur les services souscrits
Exécution du service (contrat) 13 mois à compter de la fin du contrat
Ecoute et enregistrements de conversations téléphoniques dans la cadre du service de téléassistance proposé en partenariat avec le Service Départemental d'Incendie et de Secours des Landes (SDIS 40) dans le bouquet de services « Vivre à domicile » (appels entrants et sortants) Organisation du service de téléassistance dans le cadre des services « Vivre à domicile » souscrits Exécution du service (contrat) Les appels téléphoniques des usagers bénéficiaires du service de téléassistance sont tous enregistrés et conservés durant 2 mois par le SDIS 40.
Prospections de XL Autonomie pour le déploiement du service public délégué « Vivre à domicile »
  • Réalisation d’opérations de prospection par voie électronique, par courrier ou par l’intermédiaire d’un employé de XL Autonomie (messages d’informations, sondages, etc...)
  • Analyse de vos données notamment pour personnaliser les produits et services que nous proposons en fonction de votre profil, vous adresser des messages, communications personnalisées ou non, concernant nos produits ou services.
Intérêt légitime de XL Autonomie, s’agissant de la prospection :
  • par téléphone
  • par voie électronique dès lors qu’elle est destinée à des personnes d’ores-et-déjà bénéficiaires du service et que la prospection porte sur des produits et services analogues à ceux déjà souscrits par ces personnes;
Consentement des prospects/usagers s’agissant de la prospection par voie électronique (SMS, email)
Conservation pendant 3 ans à compter du dernier contact ou jusqu’au retrait du consentement
Gestion de la souscription aux services et de la relation avec les souscripteurs et usagers
  • La gestion des opérations nécessaires au regard des services auxquels vous avez souscrit. La gestion de notre relation avec vous, en ce incluant les réponses aux demandes de contact que vous nous adressez ;
  • La gestion de vos réclamations ;
  • La gestion du service après-vente ;
  • La réalisation d’enquêtes de satisfaction ;
  • Exécution du service (contrat)
  • Consentement
  • Exécution du service (contrat)
  • Intérêt légitime (amélioration de la qualité de service)
Conservation pendant toute la durée de la relation contractuelle, à l'issue de laquelle seules les données nécessaires à des finalités précontentieuses ou contentieuses sont archivées jusqu’à l’acquisition de la prescription légale. Le délai de prescription de droit commun en matière civile et commerciale est de cinq (5) ans. Les données sont conservées jusqu’à la résiliation du service par l’usager de l’usager. Les données sont supprimées sans délai en cas de décès de l’usager. Pour la réalisation d’enquêtes de satisfaction : conservation pendant 1 an à compter de l’enquête. Pour la gestion des réclamations : conservation pendant 13 mois à compter de la date de réception de la réclamation
Gestions des impayés, des contentieux et des litiges Traitement des litiges devant les autorités judiciaires Intérêt légitime Conservation pendant la durée du contentieux avec suppression une fois l’ensemble des recours épuisés et la décision devenue exécutoire ou prescription de de l’action judiciaire. En cas de règlement amiable du litige, suppression dès le règlement.
Tenue de la comptabilité générale et auxiliaire Le suivi et tenue de la comptabilité conformément aux obligations légales Obligation légale Conservation pendant l’exercice en cours, augmenté de dix (10) ans à compter de la clôture
Demandes officielles d’autorités publiques ou judiciaires habilitées à cet effet La gestion des réponses aux demandes officielles d’autorités publiques ou judiciaires habilitées à cet effet Obligations légales Conservation pendant toute la durée de la procédure, augmentée de la durée d’acquisition des prescriptions légales. Le délai de prescription de droit commun en matière civile et commerciale est de cinq (5) ans à compter de la fin du contrat
Gestion des demandes d’exercice de droits Le traitement de vos demandes d’exercices de droits Obligation légale Conservation des données relatives au traitement de vos demandes pendant 5 ans à compter de la réception de la demande. Conservation des pièces justificatives d’identité pendant un an.